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「会議 議事録 作り方 書き方」などを考えます

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    もしも 7Wと3Hたちが言葉をしゃべって会議をしたらどうなるかと
    いう想像で書いています・・・

    ご参考程度にご覧下さい ↓



    【What 何 議題】  会議 議事録 書き方 作り方 を考える

    【When いつ 日時】  11月15日(日)11:00~12:00  

    【Where どこで 場所】  第1115エア会議室

    【Who だれが 参加者】  議長=Chairman , 書記=Secretary ,
    When , Where , Who , What , Why , Whom , Which , How ,
    How Much , How many , etc

    【Why なぜ 理由】  
    「議事録が充実」→「会議が充実」→「組織が充実」という仮説
    の検証をしようと考えたからです。

    ・chairman(議長)
    それでは第9回目の会議を執り行います。

    ・何(What)
    「何」とか今回は私が会議議事録の書き方を担当してみます!

    ・chairman(議長) 
    前回の議事録を読ませていただきましたが、しっかり判り易く書けて
    いたと思います。ご苦労様でした。

    ・誰が(Who)
    ありがとうございました!「7W+3H」に気をつけました。それと、
    不明点はそのまま、ありのままで、書き写し、提出前にsecretaryさん
    をはじめ参加メンバーにチェックしてもらえるように回覧しました。

    ・secretary(書記官)
    はい。そうですね。しっかりと「会議 議事録の書き方・作り方」を理解
    しようと意識しながら作成していただけたのではないでしょうか?

    ・誰が(Who)
    ボイスレコーダーは形式上のものかと誤解していましたが、理解し辛
    い箇所をそのまま、ありのままに書き出す時にもう一度聞いて確認で
    きたので、役立ちました。

    ・何(What)
    なるほど、それを参考に「『会議 議事録の書き方・作り方』を理解する」
    ことを意識しながら務めさせていただきます。

    ・secretary(書記官)
    では、一応、横にいますので何かあればお尋ね下さい。

    ・chairman(議長)
    ところで皆さんは「ほう・れん・そう」さんをご存知ですか?

    ・どこ(Where)
    「どこ」かと言えば畑で育って、八百屋で売っているヤツ?

    ・どちらか(Which)
    「どちらか」というと鉄分が多い栄養素の高い・・?

    ・誰が(Who)
    あっ、それって、「会議 議事録の書き方・作り方」に匹敵するぐらい
    会議をよりスムーズに運営出来たり、会議時間を短縮できたりする、
    という噂のやつですか?

    ・どのように(How)
    以前に「P→D→C→A」という方々がいらっしゃるという噂を聞きま
    したが、ほかにもそんな方がいるんですね。
    「どのように」短縮したり出来るんですか?

    ・何(What)
    その方がいらっしゃったら「会議 議事録の書き方・作り方」を勉強
    しなくてもよくなるんですか?

    ・secretary(書記官)
    いえ、そういうわけではありません。「ほう・れん・そう」とは
    「報告」「連絡」「相談」の事で、会議に限らず、普段の仕事上では
    意識してべき事です。

    ・いつ(When)
    「いつ」すればよろしいんでっか?

    ・chairman(議長)
    「いつ」でもいいんですけど、何かそうすべき事が起こったら「すぐ」が
    望ましいんじゃないですかね。
    事情で遅れる場合もあるかもしれませんが、「ほう・れん・そう」しない
    という事が最悪ですね。

    ・どれぐらい(How many)
    そもそも会議 議事録に比べて「どれぐらい」の重要度ですか?

    ・secretary(書記官)
    比べられるものではないですが、日頃からの心得として「意志の疎通」
    が出来ている事は「会議で認識を共有させる」ことを予め少ししておける
    というような事に繋がると思うのです。

    ・chairman(議長)
    会議の目的も色々あるんで「ほう・れん・そう」が徹底されていれば、
    開催しないですむ会議もあるかもしれませんね。
    逆に「ほう・れん・そう」は徹底出来ていても会議とは直接的には関係
    がうすい場合もあると思います。

    ・どこ(Where)
    今回は「どこ」までかというと「ここまで」でよいですか?

    ・chairman(議長)
    はい、では、これまでで。

    次回以降も「会議 議事録 作り方 書き方」について
    全員が書記を持ち回りで行う事を前提とした形で引き
    続き話し合うことにします。

    「ほう・れん・そう」についても活用して下さいね。

    ・chairman(議長)
    それでは、本日の「7W+3H 会議」はここまでです。

    ・全員
    ありがとうございました!

     
     

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    HN:
    D-House L.H.Ryu
    性別:
    男性
    自己紹介:
    私は会議はキライですが、「どうすればよいか」という事は色んな角度でいつも意識してきました。

    何が正しいかなんて割り切れる事は無いですが「共通認識を持つ」「判定するハカリがいつもブレない」・・・つまり「ベクトルが同じ方向?」みたい事が大事かな、なんて思ったりしています。

    「言葉にすれば、キレイけど実際にはどろどろしててねぇ・・・」
    ということはどこの組織でも同じだと思いますが、せめて「言葉にする『議事録』は美しく」する事によって記録された言葉に現実が近づけるような事が良いのかなと感じています。

    内容は主に中小規模の企業内で起こった事をもとに思いつきで書いておりますので参考程度にご覧下さい。
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