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「会議 議事録 作り方 書き方」などを考えます

2017 . 09||
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     もしも 7Wと3Hたちが言葉をしゃべって会議をしたらどうなるかと
     いう想像で書いています・・・

     ご参考程度にご覧下さい ↓

     

    【What 何 議題】  

          会議 議事録 書き方 作り方 を考える


    【When いつ 日時】  

          11月11日(水)11:00~12:00  
     

    【Where どこで 場所】  

          第1111エア会議室


    【Who だれが 参加者】  

          議長=Chairman , 書記=Secretary , When , Where , Who ,

          What , Why , Whom , Which , How , How Much , How many , etc


    【Why なぜ 理由】  

          会議が有効に機能しているのとそうでないのとでは組織の運営や発展に
          大きな差が出ると思われます。

          勿論、好不調の波もありますし、会議が無くても健全に運営される組織も
          あると思います。
          
          つまり一概には言えませんが、もし会議をやるならば会議を有効に機能
          しているかの検証、その一つの要因として「会議 議事録」があると思わ
          れます。

          つまり・・・「議事録が充実」→「会議が充実」→「組織が充実」という仮説

          この仮説を検証していければ、よいな、と考えたからです。




    ・chairman(議長) 

          それでは第8回目の会議を執り行います。


    ・secretary(書記官)
          
          はい。今回から書記は持ち回りとの事ですが・・・?


    ・誰が(Who)

          「誰が」といえば、先ず私からじゃないでしょうか。
          早速、カリカリしてみます。


    ・secretary(書記官)
          
          では、よろしくお願いしますが、要領は判りますか?


    ・誰が(Who)

          先ず「7W+3H」を明確に記載すること。ですよね・・・。

          あっ、でも詳しい事は全然わかりませんね。


    ・どのように(How)

          前回も申し上げたように「どのように書くか」が重要だと
          思いますので、ここはしっかり手順を確立していけたら
          いいな、と考えます。


    ・chairman(議長)
     
          そうだね。それでは順序立てて確認していきましょうか。


    ・何(What)

          「何」に記録しますか?


    ・secretary(書記官)
          
          今までは、用紙とPCに記録しています。


    ・どこ(Where)

          「どこ」に保管していますか?


    ・secretary(書記官)
          
          用紙はファイルに綴じてキャビネットに、データはとメディアと
          サーバ上に保管しています。


    ・いつ(When)
     
          「いつ」記録してはりまっか?「いつまで」保管したはりますか?


    ・secretary(書記官)
          
          ほとんどリアルタイムで記録して会議の終了後に約30分ぐらいで
          手書きの記録をPC上でデータ化しています。
          保管期限は明確ではありませんが、期ごとに綴じていますので、
          今までの分は廃棄せずに全て保管してあります。


    ・誰を(Whom)

          「誰を」対象として会議議事録を記録していますか?


    ・chairman(議長)
     
          会議参加者は勿論だけど、組織の上層部や関係部署の人にも
          閲覧してもらえるようになってるよ。


    ・どれぐらい(How many)

          そもそも会議 議事録は「どれぐらい」の重要度ですか?


    ・chairman(議長)
     
          議事の内容にもよると思うんだけど、ずっと継続して記録・閲覧
          をしていく事自体が「重要」なんじゃないかな、と思います。


    ・secretary(書記官)

          よく、すぐ身近な部署なのに何をしているかわからない、なんて
          話を聞いたりする事もあると思うので、そうならない為にも必要
          なんじゃないかって思います。


    ・chairman(議長)

          逆に他部署から別の会議議事録が回覧されてきた時も、極力
          興味を持って読むという事も大切でそれに関するコメントなどを
          会話に交えていくことで円滑なコミュニケーションも生まれると
          思うんだよね。


    ・誰が(Who)

          なるほど、重要性が何となくわかってきました。
          そうなると、書記も責任重大だけど、体裁ばかり気にしすぎずに
          他部署の方にもわかるように、ありのままを記録していけばいい
          んですね。


    ・どちらか(Which)

          そこで一線引いてしまって形骸化しちゃうか有意義に機能する
          かの「どちらか」になってしまうんですよね。


    ・誰が(Who)

          それじでは、判らないところは会話内容をそのまま書き留めて
          おいてそのまま「会議 議事録」に記載するか、発言者に後で 
          確認するとかすれば、よいですか?


    ・chairman(議長)
     
          そうだね。あとで確認しにいった時に「話の意図や内容自体が
          変化してしまう可能性があるので、話そのものを記載しておい
          てもよい、という事にしましょう。


    ・secretary(書記官)

          勿論、書記の感性で改ざんに近いアレンジをする事はタブー
          です。ありのままを、感情を含まずに記録するのが基本です。

          いずれにしても先ずは参加者に回覧して添削してもらい、その
          後、関連部署や関係者に閲覧してもらう事になって最終的には
          関係者全員に閲覧する権限のあるサーバにデータとして保管
          する事になります。


    ・誰が(Who)

          わかりました。それでは、今回がんばってみますが、判らない
          ところは色々と教えて下さい。


    ・secretary(書記官)
          
          今後、私は書記の補佐という形で後方からの支援に努める事
          にさせていただきます。


    ・いくら(How much)

          ちなみに、そのボイスレコーダーは「いくら」でしたか?


    ・secretary(書記官)
          
          これは、個人的に買ったものでして1万円ぐらいでした。
          実際にこれが、必要で経費で購入するかどうかの検証は、
          まだ出来ていません・・・。


    ・なぜ(Why)

          今回のことで「なぜ」会議議事録が重要かという事がわ
          かりました。
          なので、書記の順番がまわってきたら、今回の会議の
          議事録を念頭において、頑張って記録したいと思います。


    ・どれぐらい(How many)

          「どれぐらい」の頻度で順番がまわってきますか?


    ・chairman(議長)
     
          要領がつかめるまで連続して担当したい、と感じると
          思いますが、毎回、自分が書記だったらという気持ち
          を持って1回ずつでまわしましょう。

          次回以降も「会議 議事録 作り方 書き方」について
          全員が書記を持ち回りで行う事を前提とした形で引き
          続き話し合ってみましょうか?


    ・chairman(議長)

          それでは、本日の「7W+3H 会議」はここまでです。


    ・全員

          ありがとうございました!

        

     
     

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    ▼ プロフィール
    HN:
    D-House L.H.Ryu
    性別:
    男性
    自己紹介:
    私は会議はキライですが、「どうすればよいか」という事は色んな角度でいつも意識してきました。

    何が正しいかなんて割り切れる事は無いですが「共通認識を持つ」「判定するハカリがいつもブレない」・・・つまり「ベクトルが同じ方向?」みたい事が大事かな、なんて思ったりしています。

    「言葉にすれば、キレイけど実際にはどろどろしててねぇ・・・」
    ということはどこの組織でも同じだと思いますが、せめて「言葉にする『議事録』は美しく」する事によって記録された言葉に現実が近づけるような事が良いのかなと感じています。

    内容は主に中小規模の企業内で起こった事をもとに思いつきで書いておりますので参考程度にご覧下さい。
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