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「会議 議事録 作り方 書き方」などを考えます

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     もしも 7Wと3Hたちが言葉をしゃべって会議をしたらどうなるかと
     いう想像で書いています・・・

     ご参考程度にご覧下さい ↓

     

    【What 何 議題】  

          会議 議事録 書き方 作り方 を考える


    【When いつ 日時】  

          11月5日(水)14:30~15:00  
     

    【Where どこで 場所】  

          第1105エア会議室


    【Who だれが 参加者】  

          議長=Chairman , 書記=Secretary , When , Where , Who ,

          What , Why , Whom , Which , How , How Much , How many , etc


    【Why なぜ 理由】  

          組織の「健全な運営」や「健全な発展」の為に様々な会議が行われて
          いると思いますが、そういった目的を達成するためにうまく機能している
          会議ばかりではないかもしれないと言われています。

          どうすれば健全に会議が運営されるかを考えた時に「議事録の作り方」
          を充実させていく事でその目的達成に近づく試金石になるのでは、と
          いう仮説の検証のための会議。


          つまり・・・「議事録が充実」→「会議が充実」→「組織が充実」という仮説

          会議は色んな目的があって行われていると思いますので議事録の無い
          会議もあると思います。

          そんな時でも「7W+3H」は意識しておく方がよいかな、と、考えました。


    ・chairman(議長) 

          それでは第7回目の会議を執り行います。


    ・secretary(書記官)
          
          はい。


    ・chairman(議長)
     
          その後、会議議事録作り方書き方についてはどう!?


    ・secretary(書記官)
          
          申し訳ございませんが、まだまだ試行錯誤中です。
          よろしければ、そろろろ、それについて議題にして下さいませんか?

    ・chairman(議長)
     
          あっ!なるほど!そうだったよね!だよね!

          それではどうぞ。


    ・誰が(Who)

          「会議 議事録 作り方・書き方」のについては・・・、やはり「誰が書くか」
          というのが最重要じゃないかと考えています。

    ・なぜ(Why)

          私もそう思います。「なぜ」かと申しますと・・・、
     
          要領のよろしく無い方や認識不足の方に議事録を任せるとなると、
          議事録の書き方は教えられても専門用語や知識が無かったり、
          要点を押さえていない会議議事録なら、無いほうが良いかも、です。


    ・どのように(How)

          「どのように書くか」が重要じゃないですか?誰がやっても同じ結果に
          なるような手順を確立しておけば、誰かに依存する体制にもならずに
          よいのでは、と考えます。


    ・いくら(How much)

          その「手順を確立」するためにかかるコストは「いくら」ですか?


    ・誰を(Whom)

          「誰を」会議議事録の書記に任命するかにもよりますが、1から
          教えていくとなると人件費がかなりかかそうです。


    ・どれぐらい(How many)

          具体的に「どれぐらい」かと申しますと、書記のスキルの無い人数に
          要する時間を掛けて、更に教育係にも教育に要する時間を掛けて、
          参加するセミナー代金などが発生すると思います。 


    ・どこ(Where)

          「どこ」まで教えるか、「どこ」のレベルをもって力量に達したと見るか
          にもよるわね。
          会議議事録の完成度を求めなければ、誰でも今すぐでも出来ますし。


    ・いつ(When)
     
          「いつ」から始めて「いつ」を持って教育完了って期限があるんでっか!?


    ・どちらか(Which)

          「会議 議事録 作り方 書き方」を重要視するか・しないか「どちらか」を
          選択する事によって取り組み方が変わってきますね。


    ・誰を(Whom)

          「会議 議事録」を読ませる人に「誰を」想定するかによっても変わりますね。


    ・何(What)

          「何」を目指すかによりますよね。


    ・chairman(議長)
     
          そうですね。 

          目的に応じて色んな事が想定されますね。

          次回以降は「会議 議事録」の書記を持ち回りで全員が行う事を前提とした形
          でもう少し具体に話し合ってみましょうか?


    ・chairman(議長)

          それでは、本日の「7W+3H 会議」はここまでです。


    ・全員

          ありがとうございました!

        

     

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    HN:
    D-House L.H.Ryu
    性別:
    男性
    自己紹介:
    私は会議はキライですが、「どうすればよいか」という事は色んな角度でいつも意識してきました。

    何が正しいかなんて割り切れる事は無いですが「共通認識を持つ」「判定するハカリがいつもブレない」・・・つまり「ベクトルが同じ方向?」みたい事が大事かな、なんて思ったりしています。

    「言葉にすれば、キレイけど実際にはどろどろしててねぇ・・・」
    ということはどこの組織でも同じだと思いますが、せめて「言葉にする『議事録』は美しく」する事によって記録された言葉に現実が近づけるような事が良いのかなと感じています。

    内容は主に中小規模の企業内で起こった事をもとに思いつきで書いておりますので参考程度にご覧下さい。
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